社員の安否確認や非常時のコミュニケーションはどうすべきか
災害時はもちろん、緊急事態が発生した際に社員や関係者に一斉告知をしたい時があります。そのような連絡体制を整えている会社はどれくらいありますでしょうか？
電話や携帯回線、インターネットが機能している状態であれば、一斉メールや連絡網などでの連絡が可能ですが、たとえ回線が無事でも応対できない状況になっているということも考えられます。
一定規模以上の会社では、安否確認システムを導入しているケースもありますが、UI・UX、確認の問い合わせシナリオが非常時に適していない場合も見受けられます。
安否確認システムを使う場合でも、連絡網や一斉メールでの連絡にしても、UI・UXの問題だけでなく、企業における「BCPのマイタイムライン」ができていないために使いづらい、十分に機能しない場合が多い可能性があります。
緊急時に際してのUI・UXとは？
一部の安否確認システムでは、安否確認が必要な事態（災害の発生など）になると、登録した従業員宛にメールやSMSが送信され、自身や家族の安否、助けが必要な状態か、出勤可能かなどの情報を回答させる仕組みになっています。
もちろん、防災訓練や、程度の軽い災害であれば、すぐに回答する余裕もあるでしょうし、出勤可能かどうかの判断もつくかと思います。では、自宅が倒壊するレベルの災害だった場合はどうでしょうか？ネットはおろか携帯回線もダウンしてそもそも通知が届かない（配信されない）レベルの被害が生じていた場合はどうでしょうか？
そこまででなくても、配信された安否確認に返事をする余裕がない場合もありますし、「こんな時に出社できるかどうかなんて！」と反感を持つ人もいるかもしれません。
会社にとって安否確認で得たい情報は無事かどうかというのが第一のはずで、その次の段階として（本音の部分では）事業継続に役立つ状態なのか、という点にあります。
一方、従業員側としては、安否確認してもらえるのは（気にかけてもらえていると感じる面で）嬉しいものの、出社が可能かどうかを求められると「こんな状況なのに会社のことだけなの？」と感じる場合もあります。
ではどうしたら正解なのか？というのは、万人にとって、どの会社に対してもこれが正解というものは残念ながらないのが現実です。
仕組み（UI・UX）×関係性
社長や部門長が、全ての部下の状況を把握していて、日頃から個々に応じた柔軟な働き方を許容したり、対応をしていた企業、部署があったとしたら、おそらく災害に限らず緊急事態に対しても、適切・柔軟な対応を指示したり、社員や部下が自発的に最適と思われる行動をとることをお互いに信じており、その通りに実行されることが予想されます。そのような企業、部署であれば、どのような安否確認システムが導入されても、問題なく機能することでしょう。
とはいえ、システムが正しく設計されていれば一定の効果は得られますし、良好な組織であればさらにスムーズに機能することが期待できます。
安否システムにもよりますが、最初の安否確認のメッセージで安否確認から出社の可否までを全て回答させるのは、災害の規模によっては不適当な場合があります。大規模災害の場合、回答時は問題なくても、その後事態が急変する可能性もあります。明らかに軽微な災害時は良いですが、大きな被害が広範囲で発生したと思われる規模の際には最初の段階では安否確認（と救援、助けが必要かどうか）のみの確認にとどめ、事態が見えてきたら無事を確認できたメンバーのみに状況の確認と事業継続のために従事できるかどうかの確認をするといった確認作業が良い場合があります。
安否確認システムを導入しなくとも、部門ごとにSlackなどのコミュニケーションツールや、最悪メールでも良いので、「今回の災害の状況で出社が難しい場合には、リモートワークや自宅待機でも構わない。無事な場合や返事ができる状態ならリアクションをしてください」という内容を一斉に配信すれば、返事ができる状態の人は何らかの反応をするので、連絡と無事の確認が取れるわけです。連絡がないメンバーは、それどころではないか、怪我など返事やリアクションが困難な状態だと推察されるので、個別に安否確認をする段階へ進むことになります。
安否確認や非常時に確認したいことをリスト化する
漠然とシステム導入すると、会社として得たい情報だけ（つまり出社可能かどうか）を質問して回答させるものになってしまいがちなので、会社（部署）として、確認したい情報と、安否確認をしたことで、従業員やメンバーに対して提供できる支援などをリストとして整理（優先順位付け）すると良いでしょう。
その上で、緊急時には、その内容に応じて安否確認を行う旨や、出社かリモートワークにするかなどの取り決めを事前にしておき、ある程度までは事前の取り決め通りに各自判断して行動するということができるようにしておくのがベストです。
実際にリストアップして優先順位をつけると、ここまでしなくても良いとか、これだけはやっておかないとダメだなど「本当に必要なこと」が浮き彫りになることが多いです。
本当に必要なことがわかれば、それに対応するために必要な人員や資材が算出されるので、災害時など混乱して通常業務が望めない中で出社させる必要もないな、という判断になるかもしれません。
本当に必要なことだった場合、対応できる状態なら呼集に応じるという人も意外に多くいるのですが、必要かどうかわからないがとりあえず集めておきたいみたいな漠然とした指示に対しては反感を覚えてコミットメントが下がることもあり得るので、事前によく考えて準備を整えておきたいものです。
