リモート時代の名刺交換
名刺交換の機会が少なくなった時代
リモートワークが続くと、直接人と会う機会が少なくなります。すると当然、名刺の消費量が減ります。そのせいなのか、最近、時々、対面の仕事があると「名刺を切らしていて」とか「名刺を忘れてきて」と言う人によく会います。自分も、うっかり名刺入れを忘れていたり、新しい名刺を補充することを忘れたりすることが増えました。
そういう場合、「後でメールしますね」ということになるのですが、お互いに名刺を忘れているというケースも少なくなく、メモ帳やノートを切り取って、メールアドレスを書いて渡すということもありました。メモ帳と筆記具は、常に持っていて損はないので、外出時に持って出る全てのカバンに、メモ帳とペンは入れるようにしています。これは、リモートワークの時代になって新しくついた習慣と言えるでしょう。特に筆記具は、出先で筆記具を借りるのが難しい状態ですし、置かれているペンを使うのもあまり好ましくない状況が続いているので、以前より更に必需品となっています。前述のように名刺を忘れても、メモ帳と筆記具さえあればどうにでもなります。相手の連絡先をメモすることもできます。
リモート時代に持ち歩きたいボールペン
●ゼブラ｜ライトライトα
660円。写真は目に優しい赤いライトのタイプ。他に白色ライトもある。
普段持ちの筆記具でオススメなのは、例えばゼブラの「ライトライトα」です。ペン先を光らせることができる油性ボールペンなので、被災時にも使えますし、それ以前に、非常事態宣言下などで、連絡先などを暗い場所で書かなければならない場合などにとても役立ちます。老眼気味の方には強くお勧めします。機能の割に安価ですし、書き味もスムーズなので普通のボールペンとしても良くできています。パイロットの「バーディ」やゼブラの「T-3」のような、手帳用に作られた超小型のボールペンをポケットに入れておくのも手ですね。ついでに財布などにカードサイズのメモ帳を入れておくと、いざという時に困りません。
名刺を画像ファイルにしてスマホに入れておく
自分の名刺を画像ファイル化してスマホに保存しておくと、対面でもリモートでも名刺交換可能。
「あとでメールしますね」と言った時の対応用に、また名刺を忘れた時のためにも、自分の名刺をスキャンして、画像としてスマホに保存しておくのも良いでしょう。そうすることで、相手次第で、その場でメールに添付して送ったり、スマホからスマホへ直接送ったりといったことができます。名刺の画像データはクラウドにも置いておけば万全ですね。場合によっては、コンビニなどで紙にプリントアウトして渡すことも可能です。
リモートでのミーティング時に、画面に表示させて、相手にデータも送るといった、デジタル名刺交換にも使えるので、名刺の画像データ化はすぐにでも行っておくべきでしょう。スキャナが無い場合は、スマホのカメラで撮影するだけでも大丈夫です。その際は、影が出来ないように、十分に光があたる場所で、真っ直ぐに撮影することを心がけましょう。Adobe Scanのようなスキャナアプリを使えば、明るささえ確保すれば、あとは自動的に名刺の縁に合わせて切り取ってデータ化してくれます。
いわゆる名刺管理アプリやサービスもありますが、元からそれらを使っていたり、会社で使っていたりするのでなければ、無理に導入するより、名刺の画像データを持っているだけの方が、対応が楽で、相手の環境にも柔軟に対応できて便利です。
今が、オンライン名刺管理サービス導入のチャンス
●ハンモック｜ホットプロファイル
30日間無料トライアルあり。名刺管理を中心にしたベーシックな顧客管理サービス「ホットプロファイルsales」から始めるのをお勧めします。
そして、オンラインでのミーティングが増えたことによって、紙での名刺交換が減った分、実は、ネットを使ったオンラインの名刺管理サービスを導入するチャンスが到来したとも言えるのです。名刺管理サービスは便利なのですが、最もハードルが高かったのは、頂いた名刺を撮影したり、スキャンしたりして、サービスに登録する手間でした。かといって、「名刺は画像でください」とお願いする訳にもいきません。しかし、オンラインでの会議なら、名刺を画像で頂くことが簡単にできてしまいます。前述したように、こちらの名刺もスマホなどに画像ファイルとして入れておけば、相手側も助かるという可能性もあります。
相手の名刺が画像でもらえるのなら、その場で、名刺管理サービスに登録することができるので、会議中にでも名刺管理が完了します。これが、後でのレポート作成にも役立つわけです。名刺管理サービスとしては、操作が簡単で、比較的初期の導入の費用や手間が楽な、「ホットプロファイル」がお勧めです。名刺管理を中心に、営業支援(SFA)、見込み客発掘までを一括で行えますから、顧客情報のデジタル化全般を支援してくれます。リモートでの働き方へのシフトは、情報のデジタル化へのシフトでもあります。面倒な名刺管理から開放され、リモートでの情報共有がしやすくなるだけでも、導入の意味があるでしょう。
